Vortrag: Erhalten Sie Vermögen, schaffen Sie Transparenz: Gegenstände erfassen – bewerten – managen

Immer mehr Hochschulen in Deutschland stellen ihre Buchhaltung auf die Doppelte Buchführung (Doppik) um. Dies stellt die umstellenden Hochschulen vor besondere Herausforderungen.

Gegenstände erfassen mit INNOCount und INNOInventur

Zur Aufstellung der Bilanz sind – neben verschiedenen weiteren Anforderungen an die Organisation von buchaltungsbezogenen Prozessen – auch eine Inventur sowie eine Bewertung sämtlicher während der Inventur erfassten Vermögenswerte erforderlich.

Wurde in Absprache mit dem Wirtschaftsprüfer festgelegt, welche Gegenstände körperlich erfasst werden müssen, steht als nächstes die Wahl des technischen Aufnahmesystems an. Digitale Erfassungslösungen mittels tragbarer Terminals erreichen dabei die besten Ergebnisse. Damit lassen sich Fehlerquoten im Vergleich zu einer Erfassung mittels Zähllisten erheblich reduzieren.

Gegenstände bewerten mit INNORate

Nach Abschluss der Inventur steht fest, was sich im Besitz einer Hochschule befindet. Die Feststellung der tatsächlichen Werte wiederum kann eine Aufgabe von vergleichbarer Komplexität sein.

Zusätzlich zur Bewertung nach Anschaffungs- oder Herstellungskosten werden für jeden einzelnen Gegenstand die Zeitwerte ermittelt. Die Ermittlung der Zeitwerte ist bei Inventurfunden überaus wichtig, denn eine nachträgliche und exakte Ermittlung von Anschaffungs- oder Herstellungskosten für die Vermögensgegenstände ist oft nicht mehr oder nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand möglich.

Bei der Bewertung der Gegenstände durch unser System wird selbstverständlich auch die kürzere oder längere Nutzungsdauer von Geräten im Vergleich zur Industrie ermittelt, zudem werden die Gegenstände für künftige Abschreibungen kategorisiert. Grundlage hierfür ist eine spezielle AFA-Tabelle (Absetzung für Abnutzung).

Gegenstände managen mit INNO-AMS

Zuverlässige mobile IT-Systeme, Kommunikationslösungen für kollaborative und integrierte Anwendungen sowie die umfassende und sichere Kennzeichnung von Wirtschaftsgütern sind die Basis für die Optimierung des Einsatzes der Unternehmensressourcen. Neben hohen Kostensenkungspotenzialen bietet INNO-AMS (Asset Management Services) als umfassendes System zum Infrastruktur- und Asset-Lifecylce-Management auch die Erfüllung rechtlicher Anforderungen, sichert die IT-Compliance.

Der INNO-AMS Server liefert allen Clients - mobil, stationär oder im Web - Echtzeitdaten. Gleichzeitig werden unternehmenskritische Daten abgesichert und über umfangreiche Schnittstellen mit weiteren Systemen der IT-Landschaft abgeglichen, wie z.B. ERP- oder Finanzbuchhaltungssystemen (SAP-FI).

Mobil wird das Asset Management mit den Clients für Windows CE bzw. Windows Mobile. Die Mitarbeiter können mit EDAs (Enterprise Digital Assistants) alle relevanten Daten abrufen, bearbeiten und dezentral Inventarisieren. Darüber hinaus lassen sich mit den mobilen Clients auch LifeCycle-Vorgänge erfassen, z.B. Wartungs- und Zustandsmeldungen. Die Daten werden dabei sofort und vor Ort erfasst. Durch Scannertechnologie in Verbindung mit Barcode-Labels stellt das System dabei eine hohe Datenqualität sicher.

Referent: Manuel Kolrep M.A., Senior Consultant

Manuel Kolrep studierte Wirtschaftsgeographie und Volkswirtschaftslehre an der RWTH Aachen. Nach seinem Studium arbeitete er als wissenschaftlicher Angestellter der RWTH Aachen.

Währenddessen war er zeitweise an der von der RWTH neugegründeten Hochschule im Oman als Dozent tätig.

Seit 2009 ist er als Berater zuständig für den Bereich Inventarisierungssoftware und Asset Management.